Cách để xây dựng hệ thống KPI hiệu quả


Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân.

Chúng ta giám sát sức khỏe của mình, của doanh nghiệp, phòng ban và nhân viên, vv... thông qua các KPIs. Từ đó biết được chúng ta đang có sức khỏe tốt hay xấu, doanh nghiệp đang thắng hay thua, nhân viên đang hoạt động ra sao, vv... để rồi đưa ra các biện pháp giải quyết hiệu quả.

Vậy, câu hỏi là phải xây dựng KPI như thế nào?

Tìm ra một phương pháp tính KPI hiệu quả luôn là vấn đề đau đầu đối với mỗi doanh nghiệp

Câu trả lời duy nhất là: Bạn chỉ cần những KPIs giúp bạn ra quyết định phù hợp mà thôi. Cũng giống như khi bạn vào khám bệnh (ngoại trừ những trường hợp đặc biệt), chỉ có ông nào sợ chết, thần kinh có vấn đề mới yêu cầu người ta "có test nào cho tôi test hết": tốn tiền, tốn thời gian, tốn công sức.

Nhưng, phần lớn các lãnh đạo công ty không thực sự biết là mình cần phải biết những thông tin gì để giúp mình ra các quyết định, cho nên dễ rơi vào trạng thái biết nhiều thông tin, nhưng lại không giúp mình ra được những quyết định thay đổi. Cụ thể, các lãnh đạo có thể ngồi một chỗ và chỉ ra một loạt các KPIs, nhưng nhiều khả năng trong số đó là các KPIs không thực tế, không thu thập được số liệu, hoặc quá chi tiết.

Các chỉ số KPI có thể thuộc nhiều loại khác nhau

Việc hiểu nhầm và áp dụng máy móc hệ thống KPI sẽ tạo ra những bất cập trong hệ thống đánh giá trong công ty.

KPI có thể thuộc ba loại như sau:

Hệ thống KPI tập trung vào đầu ra – output

Các KPI đầu ra output quá quen thuộc với các chuyên viên nhân sự. hệ thống KPI output cho phép thực hiện công tác đánh giá nhanh và hiệu quả. Tuy nhiên hệ thống này có các yếu điểm là không cân nhắc tốt tình hình thay đổi trên thị trường kinh doanh, không khuyến khích phát triển, tạo điều kiện cho nhân viên tập trung vào các giải pháp ngắn hạn tình thế.

Hệ thống KPI hành vi – behavior

Các KPI về hành vi tương đối mới đối với các chuyên viên nhân sự Việt Nam. Các KPI hành vi rất thích hợp với các vị trí mà đầu ra rất khó lượng hóa. Ví dụ tại vị trí chuyên viên dịch vụ khách hàng, các hành vi như tích cực làm việc, chăm chỉ, cẩn thận là những yếu tố tiên quyết đảm bảo đầu ra tại vị trí làm việc

Hệ thống KPI năng lực – competencies

Các KPI về năng lực chú trọng vào khả năng của người nhân viên. Hệ thống KPI năng lực tập trung vào nguyên nhân thay vì kết quả như trong hệ thống KPI tập trung vào đầu ra.

Các chuyên viên nhân sự khi triển khai hệ thống đánh giá thường băn khoăn và tự hỏi hệ thống KPI như thế nào là tốt nhất. Chúng ta có nên tập trung vào đầu ra trong khi đảm bảo các KPI về năng lực và hành vi được áp dụng phù hợp không?

Bài toán áp dụng hệ thống KPI tương tự như một vị thầy lang có được các vị thuốc. Bản thân các vị thuốc không quan trọng bằng liều lượng các vị thuốc được áp dụng cho một bệnh nhân cụ thể trong hoàn cảnh cụ thể. Điều chỉnh tỷ lệ các nhóm KPI cho từng vị trí công việc, trong từng hoàn cảnh môi trường kinh doanh sẽ quyết định tính hiệu quả của công tác nhân sự.

Tìm ra cách tính KPI tối ưu sẽ giúp bạn đạt đánh giá nhân viên một cách chính xác nhất

Một số chỉ dẫn sau đây sẽ giúp phòng nhân sự xác định tỷ lệ hợp lý cho ba loại nhóm KPI nói trên

Vị trí công việc

Vị trí công việc đóng vai trò quyết định tỷ lệ ba nhóm KPI. Tại vị trí chuyên viên nghiên cứu R & D, hệ thống KPI tập trung đầu ra sẽ không hiệu quả do nghiên cứu phát triển mang tính chất rủi ro và bất định cao. Đảm bảo chi phí và các hoạt động hỗ trợ R & D không đảm bảo 100 % thành công. Áp tỷ lệ KPI output sẽ tạo ra những áp lực vô hình cho chuyên viên nghiên cứu. Tuy nhiên tại vị trí giám sát bán hàng FMCG, hệ số KPI output sẽ phải chiếm tỷ trọng lớn nhất. Cũng tương tự, hệ thống KPI năng lực sẽ phù hợp với các vị trí nhân viên trẻ.

Chiến lược kinh doanh

Chiến lược kinh doanh tác độn sâu sắc tới hệ thống chỉ tiêu đánh giá. Một công ty có chiến lược kinh doanh dài hạn và bền vững sẽ có trọng số hệ thống KPI về năng lực và hành vi nhiều hơn công ty tập trung vào ngắn hạn.

Áp lực môi trường kinh doanh

Áp lực môi trường kinh doanh ảnh hưởng ngắn hạn tới hệ thống KPI đánh giá. Các ngân hàng là một ví dụ cụ thể khi tất cả các nhân viên đều phải đảm bảo chỉ số huy động vốn.

Năng lực của phòng nhân sự

Năng lực hiện hữu của phòng nhân sự và các cấp quản lý cũng là yếu tố quyết định lựa chọn hệ thống KPI. Hệ thống KPI tập trung về ouput sẽ không đòi hỏi năng lực chuyên môn của phòng nhân sự. Trái lại, hệ thống KPI về năng lực và hành vi sẽ đòi hỏi năng lực cao hơn do phòng nhân sự cần xác định rõ ràng mối liên kết giữa kết quả và hành vi/ năng lực.

Hệ thống KPI tốt là hệ thống KPI thực tế với hoàn cảnh doanh nghiệp của mình, khả thi, thu thập được thông tin chính xác với chi phí và thời gian hợp lý. Nếu muốn thiết lập các KPIs cho từng phòng ban, nhân viên nhân sự phải tham vấn với trưởng phòng ban đó và cấp cao hơn (họ cần những thông tin gì để đưa ra các quyết định quản lý) ngoài ra, cũng cần căn cứ vào mục tiêu và chức năng của phòng ban đó…

-Tổng hợp-

Xem thêm: 

Tags: KPI, xây dựng KPI hợp lý, KPI hiệu quả

Tin Tức Liên Quan

Mô hình nền tảng của Uber, AirBnB, Upwork, Bitcoin, IOS


14-09-2018 CÔNG NGHỆ


Có hai dạng mô hình kinh doanh chính: mô hình ống (pipes) và mô hình nền tảng (platform). Doanh nghiệp khởi nghiệp của bạn có thể đi sai hướng nếu bạn xây dựng một nền tảng, nhưng lại sử dụng chiến lược của một mô hình ống.

Xem Tiếp

05 Công nghệ thay đổi quy trình tài chính doanh nghiệp


13-09-2018 CÔNG NGHỆ


Theo giáo sư Klaus Schwab, Chủ tịch Diễn đàn Kinh tế Thế giới Davos, xã hội loài người đã trải qua 5 kỷ nguyên công nghệ

Xem Tiếp

Đánh giá năng lực nhân viên


22-07-2017 CÔNG NGHỆ


Đánh giá năng lực là một phần quan trọng trong việc quản lý đội ngũ bên cạnh xác định mục tiêu, hướng dẫn và phản hồi trong quá trình làm việc.

Xem Tiếp

Để quản lý chứ không quản thúc


21-07-2017 CÔNG NGHỆ


Bạn là sếp, bạn muốn nắm được tiến độ công việc của nhân viên mà không muốn gây cho họ cảm giác mình đang bị “soi”. Vậy phải làm thế nào để có thể làm được việc đó?

Xem Tiếp

CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM QUẢN TRỊ HIỆU SUẤT NHƯ THẾ NÀO


20-07-2017 CÔNG NGHỆ


Để xây dựng được văn hóa làm việc hiệu suất cao và giúp mọi người phát triển thì vai trò của người lãnh đạo quản lý là rất quan trọng và quyết định đến năng suất của tổ chức. Vậy các doanh nghiệp Việt đã quản trị hiệu suất như thế nào và bài học nào cho các doanh nghiệp Việt Nam?

Xem Tiếp

VÌ SAO KHÔNG NÊN QUẢN LÝ THEO KIỂU VI MÔ


19-07-2017 CÔNG NGHỆ


Sau một thời gian hoạt động, các công ty bắt đầu phát triển và mở rộng cũng chính vì thế mà các doanh nhân thường gặp khó khăn khi chuyển từ giai đoạn tự làm mọi việc sang chỉ đạo nhân viên cấp dưới thực hiện.

Xem Tiếp

YẾU TỐ NÀO QUYẾT ĐỊNH GIÁ TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC


18-07-2017 CÔNG NGHỆ


Những nhân viên ở các công ty hàng đầu có năng suất làm việc cao hơn 40% so với năng suất làm việc của nhân viên ở các công ty trung bình. Qua đó, mức lợi nhuận của những công ty hàng đầu luôn cao hơn mức lợi nhuận của những công ty trung bình.

Xem Tiếp

LÀM SAO ĐỂ ĐO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC


17-07-2017 CÔNG NGHỆ


Con người được coi là tài sản lớn nhất của một tổ chức, doanh nghiệp, nhưng con người cũng có thể sẽ trở thành gánh nặng nếu không được quản trị hiệu quả.

Xem Tiếp

MÔ HÌNH QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP 3D CỦA KOPELMAN


14-07-2017 CÔNG NGHỆ


Nhu cầu tìm ra một mô hình quản trị dành cho doanh nghiệp hiện nay đang được quan tâm và trở thành một điều kiện quan trọng để giúp doanh nghiệp ngày càng đứng vững trên thị trường. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn mô hình quản trị doanh nghiệp 3D của Kopelman sáng lập, mang đến hiệu quả cao.

Xem Tiếp

Sơ lược về mô hình Business model canvas (BMC)


12-07-2017 CÔNG NGHỆ


Bạn là doanh nghiệp startup? Hay bạn là doanh nghiệp lâu năm? Bạn đang đau đầu vì không biết cách hình thành những chiến lược kinh doanh chi tiết để gặt hái thành công? Đừng lo lắng, trong bài viết này Calico.vn sẽ giới thiệu đến bạn Business Model Canvas, viết tắt là BMC – một công cụ hữu hiệu dùng để xây dựng mô hình kinh doanh hiệu quả.

Xem Tiếp

Facebook Fanpage